Sobald man sich für ein Event entschieden hat, ist der nächste Schritt schon die Suche nach der passenden Veranstaltungslocation bzw. Eventstätte. Da gibt es einige Punkte zu beachten, damit die geplante Veranstaltung auch wirklich zum Erfolg wird. Diese schauen wir uns heute im Detail an.
Abhängig von der Jahreszeit, bzw. der Art der geplanten Veranstaltung macht es durchaus Sinn, sich Gedanken darüber zu machen, ob die Veranstaltung im Indoor-Bereich oder im Freibereich also einem Outdoor-Bereich organisiert werden soll. Während manche Veranstaltungen, wie zum Beispiel ein gesetztes Gala-Dinner eher selten für den Outdoor Bereich passend sind, gibt es jedoch Veranstaltungsformen, die gerade darauf abzielen, dass sie im Freien sind, wie zum Beispiel Open-Air Filmpremieren.
Dem Veranstaltungstyp entsprechend gilt es sich nun zu entscheiden, ob das Event primär Indoor oder Outdoor stattfinden soll. Damit einhergehend gibt es auch unterschiedliche Anforderungen an die Location selbst. Wenn das geplante Event rein Outdoor stattfindet, stellt sich in erster Linie die Frage, ob man dafür eine Eventlocation mit großzügigem und angrenzenden Outdoor Areal verwenden soll. Damit auch die Infrastruktur schon verfügbar ist. Die andere Möglichkeit wäre, die Veranstaltung frei im öffentlichen Raum zu organisieren. Natürlich braucht es dafür auch eine zusätzliche Ausstattung, wie Stromgeneratoren, Sanitäranlagen und gegebenenfalls Festzelte, denn bei einer Outdoor-Veranstaltung ist es immer wichtig eine Schlechtwetteralternative als Plan B bereit zu haben. Immerhin möchte man wegen ein wenig Regen nicht gleich das ganze Event absagen müssen.
Vergessen Sie nicht bei Outdoor-Veranstaltungen im öffentlichen Raum eine behördliche Genehmigung einzuholen. Zumeist ist es nicht möglich, einfach so, Events im örtlichen Stadtpark zu planen.
Brauche ich eine Schlechtwetteralternative bei Outdoor-Veranstaltungen?
Meistens ist es von Vorteil eine Location zu wählen, die eine schöne Kombination aus Beidem ist. Gerade an lauen Sommerabenden schätzen die TeilnehmerInnen es besonders, wenn sie den Freibereich genießen können, um frische Luft zu tanken. Aber nicht nur das, der Outdoor-Bereich ladet auch perfekt dazu ein, den Beginn des Events ins freie zu verlegen. So können Ihre Gäste bei einem Glas Sekt oder einem entspannten Cocktail noch die Abendsonne genießen.
Doch auch bei dieser kombinierten Version, sollten Sie darauf achten, dass die Planung im Freibereich nicht als unersetzbarer Raum für Gäste gesehen wird. Falls am Tag der Veranstaltung Regen vom Himmel fällt... Aber nicht nur das nasse Wetter ist oftmals tückisch, behalten Sie auch Schattenspender im Sommer im Hinterkopf. So können Ihre Gäste auch im Sommer die hohen Temperaturen im freien genießen.
Veranstaltungszelte sind heutzutage in allen Größen und Farben erhältlich. Gemütliches Ambiente mit Loungemöbel, mit prunkvollen Lustern an der Decke oder als Stadl für das gewisse Almfeeling. Mittlerweile ist alles möglich. Der passende "Untergrund" sorgt zusätzlich für schönes Ambiente und hält bei Regenwetter die Füße Ihrer Gäste trocken.
Die Größe der Eventlocation spielt eine sehr wichtige Rolle. Klären Sie als erste ab, wie viele TeilnehmerInnen bei Ihrer Veranstaltung dabei sein werden. Erstellen Sie eine erste Gästeliste, oder überschlagen Sie die Zahl der TeilnehmerInnen. Sobald Sie dann einen ungefähren Größenrahmen wissen, werden Sie es wesentlich einfacher haben bei der Suche nach der passenden Location.
Wo finde ich die Raumgrößen der Seminarlocation?
Im Normalfall finden Sie auf den Websites der Eventlocations oder Veranstaltungsstätten die Seminarmappen, die einen guten Überblick über deren Räumlichkeiten und die Personenkapazitäten in verschiedensten Bestuhlungs-Varianten darstellen. Denn auch bei der gleichen Raumgröße macht es einen Unterschied, ob Sie bei Ihrer Veranstaltung die Gäste an runden Gala Tischen versammeln, oder es im Zuge einer Präsentation eine Kino Bestuhlung gibt.
Worauf muss ich bei der Raumgröße achten?
Besprechen Sie unbedingt schon im Zuge der Anfrage die Anforderungen an die jeweiligen Räumlichkeiten. Denken Sie daran, dass Sie bei größeren Veranstaltungen die auch Verpflegung inkludieren, gewisse Manipulationsräume für den Caterer benötigen. Ist eine Küche vorhanden? Wenn nicht, wo kann der Caterer sein Equipment Lagern und vorbereiten ohne die Veranstaltung zu stören. Braucht es zum Beispiel eine Buffetzeile, dann sollten Sie auch beachten, dass bei großer Gästezahl sich hier oft eine Menschenschlange bildet. Sind die Räumlichkeiten dafür geeignet oder kommt es dann rasch zu einem Gedränge? All dass, sind Punkte, die Sie mit Ihrer Ansprechperson von der Location vorab durchgehen sollten.
Was gibt es bei der Raumaufteilung zu beachten?
Des Weiteren hängt es sehr stark vom Format der Veranstaltung ab, welche und wie viele Räumlichkeiten sie benötigen. Möchten Sie zum Beispiel für eine Firmenweihnachtsfeier auch einen Raum haben, in dem zu lauter Musik getanzt werden kann? Benötigen Sie bei einer Business-Tagung neben einem großen Hauptraum mehrere Breakout- Rooms? Sie sehen schon, so individuell die Veranstaltungen an sich sind, so individuell sind die Anforderungen an die Location.
Oft fokussiert man sich zu sehr auf die Haupträumlichkeiten und legt viel zu wenig Augenmerk auf die Nebenräume. Doch diese sind genauso wichtig wie die "Main-Stage". Sind genügend Gangflächen vorhanden, wo Sie Gästeregistrierung vornehmen können, gibt es auch wirklich genügend WC's?
Bezugnehmend auf die Jahreszeit sollten Sie auch abklären, ob Sie eine Garderobe haben und diese verwenden dürfen. Abhängig von der Anzahl der Gäste sollten Sie abschätzen, ob ein kleiner Raum mit 10 Kleiderständern reicht oder Sie einen kompletten Raum anmieten inklusive eigenem Personal.
Natürlich ist eine idyllische Eventlocation im Grünen sehr ansprechend, liegt diese jedoch fernab von Ballungszentren, ist damit eine erschwerte Anreise gegeben. Sie selbst kennen Ihre TeilnehmerInnen am besten und müssen abschätzen, ob Sie Großteils mit dem eigenen PKW anreisen oder die öffentlichen Verkehrsmittel nützen.
Sollten viele Ihrer Gäste aus dem Ausland anreisen, dann empfiehlt sich definitiv eine Location in der Nähe des Flughafens. Eine weite und anstrengende Anreise mit dem Flugzeug sollte dann nicht auch noch mit einer 3-stündigen Autofahrt kombiniert werden müssen.
Reisen die Gäste individuell an, sollten Sie das öffentliche Verkehrsnetz im Blick haben. Damit auch die TeilnehmerInnen, die mit dem Zug oder Bus anreisen, bequem am Zielort ankommen. Aber auch die Parkplatzsituation vor Ort ist wichtig, denn es gibt nichts Ärgerlicheres als die ewige Parkplatzsuche.
Wer trägt die Kosten für die Parkmöglichkeiten?
Gerade in Parkhäusern bzw. an öffentlichen Parkplätzen fallen Kosten für abgestellte PKW's an. Klären Sie im Vorfeld mit Ihren BesucherInnen ab, wer die Kosten für das Parken übernimmt. Verhandeln Sie ggf. mit den ParkplatzinhaberInnen einen Sonderpreis für TeilnehmerInnen und Mitwirkende, um somit nochmals ein kleines "Goodie" zur Verfügung stellen zu können.
Brauche ich einen Shuttle-Service?
Sollten die Parkmöglichkeiten zu weit von der eigentlichen Location entfernt sein, dann empfiehlt sich die Organisation eines Shuttles. Der Shuttlebus bringt alle Gäste direkt zum Veranstaltungsort und wird somit gerne gesehen. An dieser Stelle könnten Sie überhaupt darüber nachdenken, ob Shuttledienste oder Gruppentransfer - vor allem für Veranstaltungen im ländlichen Raum - für Ihr Event sinnvoll sind.
Sie sollten unbedingt im Auge behalten, ob die TeilnehmerInnen Ihrer Veranstaltung eine sehr weite Anreise oder Abreise haben. Gerade in diesem Fall bzw. wenn die Veranstaltung über mehrere Tage geht, ist es unerlässlich für Nächtigungsmöglichkeiten in der Nähe zu sorgen.
Welche Vorteile hat ein Seminarhotel?
Wenn Sie eine Kombination aus Veranstaltungsräumlichkeiten und Übernachtungsmöglichkeiten benötigen, empfiehlt sich natürlich ein Seminarhotel als Location. Direkt bei der Planung der Veranstaltung, können Sie mit Ihrer Eventplanerin/mit Ihrem Eventplaner, die benötigten Zimmer vor reservieren. Achten Sie aber auf die verschiedensten Zimmerkategorien. Sollen es hauptsächlich Einzelzimmer sein oder reisen evtl. einige TeilnehmerInnen mit Ihren PartnerInnen an oder möchten Sie Ihren Gästen einfach etwas Gutes tun und buchen die Doppelzimmer zur Einzelzimmerbelegung?
Wie reserviere ich Zimmer für mein Event?
An dieser Stelle möchten wir einen kurzen Exkurs einwerfen und die Thematik der Zimmerbuchung etwas näher betrachten, denn auch hier gibt es einige Eigenheiten, die es zu beachten gilt. Bei der Zimmerreservierung gibt es meist verschiedene Möglichkeiten: Sie als Veranstalter bitten Ihre TeilnehmerInnen, dass sie sich bei Ihnen für ein Hotelzimmer anmelden und Sie geben dann im Vorfeld zur Veranstaltung eine gesammelte Zimmerliste an das Hotel weiter.
Die andere Variante ist, dass Sie mit dem Hotel ein sogenanntes Abrufkontingent vereinbaren. Dabei wird eine geschätzte Anzahl an Zimmern vor reserviert und kann dann mit einem Stichwort z.B. "Biz 2022" von den TeilnehmerInnen bis zu einem bestimmten Datum eigenständig gebucht werden. Alle noch verfügbaren Räume, die nicht bis zum vereinbarten Datum gebucht wurden, werden automatisch an das Hotel zurückgegeben.
Dieses Vorgehen kürzt die Kommunikation zwischen Gast und Hotel erheblich ab, da nur diese beiden Parteien miteinander kommunizieren. Bei der Variante, wo Sie sich um die Hotelzimmer Buchungen direkt kümmern, kommt es oft zu zahlreichen Korrekturen der Zimmerliste.
Wer trägt die Kosten für die Nächtigung?
Ein weiterer Punkt, den wir hier noch anführen möchten: bereits bei der Buchung der Veranstaltung mit Hotelzimmer sollten Sie mit dem Hotel besprechen wie es sich mit den Kosten für die Nächtigungen und Frühstück verhält. In vielen Fällen werden zwar die Kosten rund um die Veranstaltung vom Veranstalter übernommen, die Nächtigung muss aber der Gast selbst begleichen. Dies gilt es bereits im Vorfeld zur Veranstaltung klar mit dem Hotel und ihren Gästen zu besprechen.
Anforderungen an Locations sind sehr vielfältig und meist individuell auf jede Veranstaltung anzupassen. Aus diesem Grund gibt es in vielen Locations entweder kein Mobiliar, oder nur eine begrenzte Auswahl an Möbeln, die bereits vor Ort vorhanden und verfügbar sind. Besprechen Sie deshalb bereits bei der Veranstaltungsplanung oder im Zuge der Anfrage der Location, welches Mobiliar sie benötigen und welche Möbel verfügbar sind. Wenn Sie bei der Wahl der Location flexibel sind und vielleicht für ein Seminar nur eine Standardausstattung an Tischen und Stühlen benötigen, kann es durchaus Sinn machen eine Location zu wählen, die dies bereits verfügbar hat. Damit ersparen Sie sich einen zusätzlichen Lieferanten an Bord zu holen.
Welchen Eventausstatter soll ich buchen?
Sollte Ihre Wunschdestination bzw. Ihre Wunschlocation nicht über das geeignete Mobiliar verfügen, dann erkundigen Sie sich, ob es einen Leihmöbel-Anbieter gibt, mit dem die Veranstaltungsstätte bereits kooperiert oder zusammenarbeitet. Dies bietet Ihnen den Vorteil, dass der Möbellieferant die Location bereits kennt. Er weiß über welche Lieferantenzugänge er anliefern kann, wo er Möbelcontainer zwischenlagert und ob eine Abholung am nächsten Tag auch in Frage kommen könnte.
Beinahe keine Veranstaltung kommt ohne Technik aus. Selbst wenn es sich nur, um ein Seminar handelt, bedarf es bereits Präsentationstechnik wie Beamer und Leinwand oder einen Flatscreen, auf dem die Präsentation des Vortragenden projiziert wird.
Je umfangreicher die Veranstaltung wird, desto mehr Veranstaltungstechnik wird benötigt. Verschiedene SpeakerInnen bedeuten mehr Mikrofone und Präsentationstechnik, eine Bühne sowie eine Tanzfläche benötigen aufwendige Lichtinstallationen usw.
Klären Sie unbedingt mit Ihrer Eventlocation ab, welches technische Equipment bereits vor Ort ist und ob für die Benutzung zusätzliche Kosten anfallen. Ähnlich wie bei beim Möbellieferanten sollten Sie auf exklusive PartnerInnen der Location setzen, um die dadurch gegebenen Vorteile genießen zu können.
Was muss ich bei der Eventtechnik in Kulturgebäuden beachten?
Achtung: bei manchen speziellen Veranstaltungslocations, die zum Beispiel inmitten von Museen oder Kunstausstellungen liegen, ist oft im Zuge der Eventtechnik beziehungsweise Verkabelungen und Strombedarf ein Elektrobefund zu erstellen und vorzulegen. Dies hat vor allem versicherungstechnische Gründe. Stellen Sie sich nur vor, was passiert, wenn aufgrund von einer Spannungsüberlastung bei ihrer Veranstaltung ein Kurzschluss entsteht und wertvolle Exponate bei einem dadurch verursachten Brand beschädigt werden würden. Natürlich kommt es Sie günstiger von Haus aus in die Erstellung und Überprüfung des Elektrobefundes zu investieren - von der Sicherheit mal abgesehen.
Veranstaltungstechnik ist nicht nur Licht und Ton. Es gibt vielseitige Tools, die Sie nutzen können. Wie z.B. ein Personen Zählsystem, automatische Registrierungen mit eigener Software oder Live-Abstimmungs-Tools und vieles mehr.
Gerade bei Tagungen/Seminaren, Weiterbildungen oder Schulungen kommt irgendwann der Punkt, wo Sie Ihre gesamte Teilnehmergruppe in einzelne Einheiten aufsplitten. Somit erleichtern Sie kleineren Gruppen das gemeinsame Arbeiten. Insofern Ihr Veranstaltungsraum groß genug ist, können Sie die einzelnen Gruppierungen innerhalb des Raumes aufteilen.
In vielen Fällen jedoch, gerade wenn diese Kleingruppen auch von einer Trainerin/einem Trainer oder einer Moderatorin/einem Moderator betreut werden, benötigt es eigene Räumlichkeiten für Gruppenarbeiten, sogenannte Breakout Rooms.
Kann ich öffentliche Bereiche für Gruppenarbeiten nutzen?
Insofern Sie auch für Ihre Veranstaltung solche Räumlichkeiten benötigen, sollten Sie dies vorab abklären, ob sie auch wirklich verfügbar sind. Leider kommt es immer wieder vor, dass Gruppenarbeiten in öffentlichen Bereichen der Location oder im Seminarhotel wie z.B. im Foyer oder im Barbereich stattfinden. Davon ist aber grundsätzlich abzuraten, denn die Konzentration auf die gestellte Aufgabe wird hier gerne in den Hintergrund gerückt und die TeilnehmerInnen entscheiden sich lieber für einen Kaffee oder einen Plausch mit einem vorbeihuschenden Kollegen/einer vorbeihuschenden Kollegin.
Nicht nur der Regen ist für EventveranstalterInnen eine Herausforderung, auch die Hitze im Hochsommer hat so seine Tücken. Denn in einem lichtdurchfluteten Raum mit großen Glasfronten, kann man schon mal ordentlich ins Schwitzen kommen.
Wohlfühlen mit der richtigen Raumtemperatur
Hier kann die Klimaanlage die Rettung bedeuten. Aber nur dann, wenn man richtig damit umgehen zu weiß. Gerade wenn eine zusätzliche Freifläche genutzt wird und die TeilnehmerInnen zwischen Indoor- und Outdoor Bereich wechseln und somit die Türen sehr häufig aufgezogen werden, strömt enorm viel warme Luft in den klimatisierten Bereich. Es ist keine Seltenheit, dass die Klimaanlage dann beim Kühlen der Luft nicht mehr nachkommt. Zusätzlich eingesetzte mobile Geräte zum Klimatisieren der Räume sorgen leider für einen zu hohen Geräuschpegel - vom Stromverbrauch abgesehen.
Neben dem Schwitzen ist es jedoch ebenso ein No-Go, dass Ihre Gäste im Veranstaltungsraum frieren. Beim Heizen müssen Sie zwar berücksichtigen, dass durch eine große Anzahl an TeilnehmerInnen und deren sogenannte animalische Körperwärme, die TeilnehmerInnen an sich den Raum etwas erwärmen. Allerdings lässt sich ein Raum niemals nur über die Gäste selbst temperieren. Es ist wesentlich einfacher, einen bereits gut geheizten Raum, der sich durch die Teilnehmer noch weiter erwärmt hat, herabzukühlen indem man Fenster öffnet.
Sprechen Sie mit der Eventlocation unbedingt durch, ob sich aufgrund der Temperierung spezielle Eigenheiten in der Location ergeben können. Dazu möchten wir Ihnen ein Beispiel geben, dass uns selbst betroffen hat.
Vor einigen Jahren haben wir im Hochsommer eine Veranstaltung in einem stillgelegten Atomkraftwerk organisiert. Dieses Gebäude verfügt über Außenmauern, die einen Meter dick sind. Innerhalb der Location hatte es, obwohl es draußen beinahe 35 Grad hatte, konstant etwa 18 Grad. Um diese Räumlichkeiten weiter zu erwärmen, ließen wir große Tore öffnen. Aufgrund der Temperaturunterschiede bildete sich an den Innenwänden sehr viel Kondenswasser das zu Boden ran und wir tatsächlich die Rutschgefahr für unsere TeilnehmerInnen, aufgrund der nassen Böden, immer im Blick haben mussten. Es musste mit zusätzlichen Reinigungswägen regelmäßig die Feuchtigkeit vom Boden aufgenommen werden. Damit hätten wir bei einem Event im Hochsommer nie gerechnet.
Treffen Sie den außergewöhnliche Biz Aussteller, wie das Projekt Spielberg | © Projekt Spielberg
Nachhaltige Veranstaltungen oder Green Events sind ein sehr erfreulicher Trend unserer Zeit. In Zeiten der starken Klimaveränderungen gilt es, unbedingt auch bei Veranstaltungen den Fokus auf das Thema Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung zu legen. Bereits bei der Wahl Ihrer Location können Sie sich für eine zertifizierte Green Location entscheiden. Das bedeutet, dass hier z.B. der Strom aus erneuerbaren Energien genutzt wird, Heizung und Lüftungsanlagen zeitgesteuert sind und auf einen umweltfreundlichen Umgang mit den Ressourcen gesetzt wird. Wenn Sie Ihre Veranstaltung selbst als Green Event auszeichnen lassen wollen, dann empfiehlt es sich natürlich umso mehr, eine Location zu wählen die sich bereits dieser Thematik verschrieben hat.
Eine der wohl spannendsten Fragen ist die nach dem Preis. Was darf eine Eventlocation kosten? Nun, hier wird man wohl keine pauschale Aussage treffen können, denn immer abhängig von Ihren Wünschen, ergibt sich auch ein unterschiedliches Budget.
Preisvergleiche gehören in unseren Alltag dazu und werden auch sehr gerne gemacht. Sie sollten hier jedoch ein wenig genauer hinschauen, um wirklich die richtigen Preise vergleichen zu können.
Sind in beiden Locations die Möbel inkludiert oder müssen Sie einmal extern auf einen Möbellieferanten zurückgreifen? Denn hier könnten z.B. extra Kosten anfallen. Auch angegebene Personalkosten, die von der Eventlocation angeführt werden, sind nur beispielhaft angeführt und werden bei der endgültigen Abrechnung angepasst.
Hier könnten wir noch ewig weitere Beispiele anführen. Am Ende jedoch, wissen Sie selbst als VeranstalterIn, welches Budget am rentabelsten für Sie ist.
Sie möchten mehr über die Planung von Events, Seminaren, Geschäftsreisen und Incentives wissen? Interessieren Sie sich für verschiedenste Seminarhotels und Eventlocations sowie Eventdienstleister und -ausstatter? Dann freuen wir uns, Sie auf der Biz, der MICE Fachmesse begrüßen zu dürfen!