Worauf muss ich bei der Auswahl eines Caterers achten? Was sind wichtigsten Punkte, die ich mit dem Caterer im Vorfeld zu einer Veranstaltung absprechen muss? Alle Fakten rund um die Suche nach der passenden Verpflegung für deine Gäste findest du hier.
Eines vorweg: das Wichtigste bei jeder Veranstaltung ist das Essen! Die Veranstaltung kann noch so gut organisiert sein und das Rahmenprogramm noch so extravagant, wenn Ihre Gäste hungrig bleiben, oder vielleicht noch schlimmer das Essen schlichtweg geschmacklich ungenießbar ist, dann wird dies den gesamten Eindruck Ihres Events überschatten. Achten Sie deshalb unbedingt darauf, dass Ihre TeilnehmerInnen dementsprechend gut verpflegt werden.
Die Bedürfnisse des Menschen sind grundlegende Dinge, die immer gut und ausreichend behandelt werden. Mit leeren und knurrenden Magen wird der Ärger groß, wenn es nichts zu essen gibt. Außerdem kann man sich mit einem grummelnden Bauch absolut nicht konzentrieren. Diese Art von Frust bleibt natürlich hängen und man empfindet plötzlich das ganze Event als gescheitert.
Während der ersten Konzeptionierung Ihrer Veranstaltung sollten Sie auch schon das Thema Catering bzw. die kulinarische Verpflegung Ihres Events mit ins Auge fassen. Haben die TeilnehmerInnen die Möglichkeit sich während der Veranstaltung mit Speisen und Getränken zu versorgen? Braucht es überhaupt ein Catering für ihre Veranstaltung? Sollte es sich zum Beispiel nur um eine einstündige Präsentation handeln, ist vielleicht die Bereitstellung von Wasser und Fruchtsaft ausreichend. Ist es eine glamouröse Abendveranstaltung, dann gehört natürlich ein kulinarischer Aspekt in mehreren Gängen dazu.
Abhängig von Ihrem Event sollten Sie sich auch schon für eine Form der Verpflegung entscheiden. Aber sehen wir uns zuerst noch an, um welche Verpflegungsarten es sich handeln könnte.
Für Empfänge, Get-Together oder kurze Veranstaltungen eignet sich das Fingerfood am besten. Dieses ist, wie der Name schon sagt, direkt in kleinen Portionen mit den Fingern zu essen. das Servicepersonal bewegt sich einfach mit den kleinen Häppchen durch die TeilnehmerInnen und offeriert es direkt vom Tableau. Der Vorteil bei dieser Verpflegungsvariante ist, dass es sowohl bei geringem Platzangebot in Ihrer Location gut realisierbar ist und, dass sich nicht Unmengen an benutztem Geschirr zusammensammelt, welches wiederum vom Servicepersonal abserviert werden muss. Ein Nachteil könnte sein, dass im Gegenzug zu einem mehrgängigen Menü, Ihre Gäste möglicherweise kein Sättigungsgefühl erhalten.
Einer der wohl bekanntesten Verpflegungsformen ist das klassische Buffet. Hierbei werden die Speisen an dafür vorgesehenen Verabreichungsplätzen in Warmhalte-Behältern offeriert und jeder Gast kann sich in Selbstbedienung von dort aus seine bevorzugten Speisen zusammenstellen.
Ein Nachteil bei dieser Form ist jedoch, dass man dafür doch ein gewisses Platzangebot zur Verfügung stellen muss. Nicht nur allein für die Buffet Zeile, also die Tische auf denen die Speisen platziert werden, sondern auch genügend Abstand rund um diesen Bereich. Gerade bei der Eröffnung des Buffets bilden sich oft Warteschlangen und diese brauchen eben auch Platz. Stichwort Wartezeit, diese kann ebenso ein großer Nachteil sein. Sie sollten Sie unbedingt bei der Planung Ihres Events berücksichtigen. Stellen Sie längere Essens-Slots zur Verfügung und überlegen Sie, ob eine zweite Buffetzeile mit demselben Angebot sinnvoll ist.
Eine weitere Form der Verabreichung, die sozusagen Buffet und fliegenden Service in sich vereint, ist das sogenannte Flying Buffet. Dabei werden verschiedenste Gerichte in kleinen Portionen und kleinen Gebinden durch das Servicepersonal auf Tableaus durch die Gäste getragen. Hier liegen die Vorteile wiederum klar in der Individualität für die BesucherInnen und dem geringen Platzbedarf da Buffett-Stationen gänzlich wegfallen.
Bei dieser Verpflegungsform sollten Sie jedoch unbedingt beachten, dass Sie genügend Abstellflächen zur Verfügung stellen. Durch die vielen verschiedenen Tellerchen und Behältnisse, in denen die diversen Speisen serviert werden, benötigen Ihre Gäste oftmals beide Hände. Zudem kommt noch, dass sie mit einer Hand ja noch ihre Getränke halten. Stehtische sind also ein absolutes Muss. So können Ihre TeilnehmerInnen gemütlich Getränke und Teller abstellen und das servierte Essen genießen.
Bedenken Sie auch das erhöhte Serviceaufkommen, um den Gastraum vom Lehrgeschirr zu befreien und die Stehtische sauber zu halten.
Die für den Gast wohl bequemste Form der Speisenanbietung ist das gesetzte Essen. In diesem Fall wird eine Menüfolge, die entweder im Vorfeld gewählt wurde, oder einzelne Wahlmöglichkeiten innerhalb der Gänge vorab abgefragt werden, den Personen am Tisch eingestellt. Der Vorteil liegt hier klar in der für den Gast bequemen Sitzposition. Allerdings ist es gerade bei einer großen TeilnehmerInnenzahl besonders personalintensiv für den Caterer. Sowohl im Service benötigt es genügend MitarbeiterInnen, um eine möglichst zeitgleiche Speisenverabreichung zu gewährleisten, aber auch das Küchenpersonal ist hier im Höchstmaß gefordert, da eine Vielzahl an Tellern teilweise mit nur sehr geringem Vorbereitungspuffer, beinahe gleichzeitig die Küche verlassen muss.
Selbstverständlich sollten Sie bereits ganz zu Beginn Ihrer Veranstaltungsplanung die verschiedenen Möglichkeiten in Betracht ziehen, dabei sind natürlich Kombinationen nicht ausgeschlossen. So können Sie bei einem Empfang den Gruß aus der Küche als Fingerfood servieren und danach die Gäste nach einer kurzen Ansprache zum gesetzten Essen, welches als Menüfolge eingestellt wird, einladen.
Wofür Sie sich denn letztendlich entscheiden, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Sie sollten jedoch wirklich das Gespräch mit dem Catering Unternehmen Ihrer Wahl suchen, da hier die meiste Expertise und viele Antworten parat liegen.
Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Caterer, die ihr Service anbieten. Wie findet man also nun den richtigen? Diese Antwort kann man absolut nicht pauschal beantworten. In Abstimmung auf Ihre geplante Veranstaltungsform ergeben sich vielleicht schon nähere Eingrenzungen, was den Bedarf betrifft.
Punkte, die es aber unbedingt zu beachten gilt:
Im Falle eines selbst gewählten Cateringpartners, sollten Sie auf alle Fälle die Kontaktdaten an Ihre Ansprechperson in der Eventlocation weitergeben. So kann diese direkt mit dem Verpfleger/der Verpflegerin in Kontakt treten. Fragen können somit schneller beantwortet werden und es garantiert zusätzlich einen reibungsloseren Ablauf.
Wie immer kann man diese Frage nicht einfach so pauschal beantworten. Es kommt schlicht und einfach auf Ihre Bedürfnisse an. Ein kleines Buffet mit zwei Wahlmöglichkeiten bei der Hauptspeise ist selbstverständlich günstiger als ein gesetztes 5-Gang-Menü.
Ein professioneller Caterer wird Ihnen immer im Zuge der Angebotslegung genau aufschlüsseln können, welche Kosten für die Speisen, die Geschirrmiete, die Getränke und die Personalaufwand bei Ihrem Event anfallen. Basierend durch den tatsächlichen Aufwand am Veranstaltungstag selbst, kann es natürlich zu geringeren Abweichungen der Kosten kommen. Dennoch kennen Sie bereits im Vorfeld ein Fixum, dass bei der Abrechnung auf Sie zukommen wird.
Sind Sie generell an der Planung von Events interessiert? Suchen Sie passende Caterer und Event-Ausstatter? Wollen Sie in der Tagungsbranche up-to-date sein, sich Weiterbilden und mit KollegInnen aus der Branche vernetzen? Dann sollten Sie bei der nächsten BIZ dabei sein!