Was macht ein gelungenes Fachevent aus?

Wir haben 10 Tipps für Sie, damit Ihre BesucherInnen Ihr Fachevent als TOPEVENT in Erinnerung behalten:

1. „Beim Reden kommen die Leute zusammen“
   Bieten Sie Raum und Zeit für Networking: Schaffen Sie die passenden Rahmenbedingungen für Ihre FachbesucherInnen, um neue und interessante Kontakte knüpfen zu können. Gestalten Sie einen gemütlichen Lounge- oder Barbereich, wo in entspannter Atmosphäre Gespräche geführt werden können. Das Konzept und die Umsetzung des Freibereichs innerhalb der Location haben einen sehr großen Einfluss auf die Networking-Situation. Hier können Sie das Setting nach Ihren Vorstellungen gestalten: Schmale Stehtische für kleine Gesprächsrunden, Lounge-Sofas zum längeren Verweilen, gibt es ein Bar für die BesucherInnen? Hier stehen Ihnen zahllose Möglichkeiten offen zum Gestalten und Kreieren einer entspannten Atmosphäre fürs Networking.  

2. Up to date:
   Präsentieren Sie neue Trends der Branche und stellen Sie ein abwechslungsreiches und informatives Programm mit Top-Speakern zusammen. Vielleicht haben Sie ja sogar die Möglichkeit Themeninteressen Ihrer FachbesucherInnen abzufragen oder Sie stellen eine spannende Diskussionsrunde zusammen, wo auch das Publikum einbezogen werden kann. Wichtig ist auch die gelungene Integration des Vortragsprogramms in Ihr gesamtes Veranstaltungskonzept. Bei der Biz hat sich sehr bewährt, das Rahmenprogramm als Silent Conference zu gestalten. Über Kopfhörer können die BesucherInnen bei den Vorträgen zuhören, sich aber trotzdem frei im Raum bewegen.

3. „Der Gast ist König“
   Eine gute und persönliche Betreuung bringt Zufriedenheit und Ihre BesucherInnen fühlen sich willkommen. Hier könnten Besucherguides mit viel Hintergrund- und Detailwissen über Ihre Veranstaltung, AusstellerInnen, Vortragende und die Location Ihre FachbesucherInnen bei offenen Fragen unterstützen oder an die passenden Personen verweisen. Wesentlich für den Erfolg einer Veranstaltung ist aber natürlich nicht nur die Zufriedenheit der Gäste, sondern auch der teilnehmenden Personen, wie AusstellerInnen oder Vortragende. Das Bereitstellen von Informationen vor dem Event, sowie die kompetente und freundliche Betreuung vor Ort sollten selbstverständlich sein.

4. Matchmaking:
   Sorgen Sie dafür, dass Ihre FachbesucherInnen auch an die passenden Informationen bzw. richtigen Ansprechpersonen auf Ihrer Veranstaltung kommen. Hier können Ihnen im Vorfeld Matching-Plattformen eine Hilfe sein, oder Sie bieten ein Business-Speeddating an. Bei manchen Events gibt es als speziellen Service im Vorfeld die Möglichkeit über den Veranstalter oder direkt bei den AusstellerInnen Termine zu vereinbaren. Bei der Organisation eines Fachevent ist es wesentlich, schon im Zuge der Bewerbung die richtigen Personen anzusprechen und klar und deutlich zu kommunizieren, welche Inhalte auf dem Event geboten und gesucht werden. Als nächster Schritt ist es hilfreich im Rahmen des Registrierungsprozesses abzufragen, aus welcher Branche der/die angemeldete Person kommt. So hat der Veranstalter die Chance darauf hinweisen zu können, falls kein Fachbezug oder eine falsche Erwartung vorliegt. In diesem Fall haben Sie auf Ihrer Veranstaltung vorwiegend Personen, die tatsächlich im passenden Kontext Ihre Veranstaltung besuchen. Das erleichtert ein Matchmaking erheblich.
   
   
5. Bieten Sie Neues und Außergewöhnliches!
   So unterhalten Sie Ihre FachbesucherInnen und Ihre Veranstaltung bleibt definitiv in Erinnerung. Dies garantiert auch einen längeren Aufenthalt auf der Veranstaltung. Gerade nach der langen Zeit im home office ist die Lust und Freude Neues zu erleben besonders groß.
   
   
6. Wählen Sie eine passende und schöne Location:
   Das Ambiente macht auch einen großen Teil des Erlebnisses aus. Hier können Sie z.B. auch ein Zeichen setzen, indem Sie auf eine Grüne Veranstaltungslocation setzen oder Sie gewinnen zusätzlich BesucherInnen mit einer außergewöhnlicheren Location. Für die Auswahl der Location müssen viele Aspekte beachtet werden wie Erreichbarkeit und Lage, Größe, Veranstaltungstechnik und Möblierung, Catering, Mietpreis und Infrastruktur. Für eine erstmalige Veranstaltung ist hier im Vorfeld eine genaue Definition der Notwendigkeiten für Ihr Event sicherlich hilfreich.
   
   
7. Schaffen Sie eine positive und durchgängige Nutzer-Experience, beginnend mit der Registrierung, Anreise, Wegweisern, Begrüßung, Check-In, bis zum Ablauf vor Ort mit durchgängigem Branding, Besucherservice, Verpflegung, Rahmenprogramm und AusstellerInnen-Präsentationen.
   
   
8. „Über'm vollen Bauch lächelt ein fröhliches Haupt.“ - sorgen Sie für Verpflegung! Ganz egal, ob es bei Ihrem Event kostenlos für Ihre BesucherInnen inkludiert ist, die Speisen und Getränke Ihr Veranstaltungskonzept stützen oder den BesucherInnen die Möglichkeit geboten wird Verpflegung zu erwerben. Vielleicht wollen Sie hier sogar auf nachhaltiges Catering setzten? 
   
   
9. Schaffen Sie für Ihre BesucherInnen einen Mehrwert:
   neue Informationen, ein interessanter neuer Kontakt, Arbeits-/Zeitersparnis durch den direkten Kontakt mit dem gewünschten Eventpartner. Doch wenn Sie die Tipps zum Thema Networking, Matchmaking und dem Vortragsprogramm umsetzen ist der Mehrwert automatisch für Ihre BesucherInnen gegeben.
   
   
10. Und last but not least: der Spaß soll natürlich auch bei Ihrem Fachevent nicht zu kurz kommen! Seien Sie kreativ! Das Internet ist voll mit Ideen, Angeboten und Anregungen zur Unterhaltung. Ob ein Pantomime als Wegweiser oder eine Fotobox, seien Sie kreativ und bieten Sie Ihren BesucherInnen auch Unterhaltsames.

Wir freuen uns, Sie bei der nächsten BIZ begrüßen zu dürfen!