Die Eventbranche boomt - und doch stellen sich viele Unternehmer die Frage: Bringt es mir wirklich Vorteile, an einem Event teilzunehmen? Unsere Antwort lautet: Auf jeden Fall! Warum das so ist und was genau man beachten muss, wenn man das Maximum aus einem Event herausholen möchte, erfahrt ihr im folgenden Artikel von Jifflenow aus dem Event Manager Blog:
Events, Conferences und Fachmessen stellen riesige Investitionen für Unternehmen dar und können einen entscheidenden Einfluss auf Geschäftsmöglichkeiten und Umsatzwachstum haben. Trotzdem solltest du alles daransetzen, deinen Return on Investment (ROI) zu maximieren. Schließlich sollten nicht nur die Ausgaben für Sponsoring, Anreise, Aufbau, Vertriebsressourcen und Verkaufsstände getätigt, sondern im besten Fall auch Gewinne erzielt werden – ein hoher ROI ist vor allem dann notwendig, wenn du dich gegen billigere Onlinefirmen im Sales- und Marketing-Bereich behaupten musst.
Warum aber jetzt der ganze Aufwand? Nun ja, kurz gesagt: Wenn Events keine lukrativen Einnahmequellen wären, würde niemand auf die Idee kommen, sie zu organisieren. Der Kontakt mit anderen Unternehmen und Kunden bei Events erhöht aber nicht nur die Umsätze, sondern ermöglicht auch effektiver als überall sonst die wichtigsten Unternehmensziele zu vermitteln; das zumindest ergab ein Bericht von Meetings Mean Business. Fast die Hälfte aller Marken erzielt derzeit allein durch Event-Meetings und -Erlebnisse einen ROI von 300 bis 400 %.
Dieses große Potential von Events darf nicht ungenutzt bleiben. Teilnehmende Unternehmen sollten die Gelegenheit nutzen, sinnvolle Kontakte zu knüpfen und bleibende Beziehungen aufzubauen. In diesem Artikel erklären wir, warum du in Events investieren solltest und wie du das meiste aus dieser Investition herausholen kannst.
So effektiv Onlinemarketing auch ist, der menschliche Austausch geht dabei völlig verloren. Millennials bevorzugen Events denn sie sehen diese als Möglichkeit sinnvolle Beziehungen im persönlichen Kontakt zu schaffen. Erfolgreiche Marken kennen diese Tatsache und nutzen Events, um ihre Gewinne zu maximieren.
Live Events bieten eine großartige Plattform, um einerseits deine Werte zu vermitteln und andererseits deine Unternehmensgeschichte zu erzählen, einfach weil du deine Werte und Ziele im direkten Kontakt mit Kunden viel besser darlegen kannst als auf einer „Über uns“-Seite im Internet. Events sind auch der perfekte Ort, um deine Botschaften auf eine kreative Art und Weise zu präsentieren und Besuchern deine Marke und Produkte näher zu bringen.
Wenn alles passt, ergibt sich durch die hohe Anzahl an potenziellen Kunden und Interessenten eine einzigartige Möglichkeit diese persönlich kennenzulernen, über ihre Probleme und Herausforderungen zu sprechen und ihnen Lösungen dafür anzubieten. Das gibt dir im Anschluss die Möglichkeit ihnen Meetings, Demoversionen und Rabatte anzubieten.
19 % der Käufer möchten am liebsten bereits in der Bewusstseinsphase des Kaufprozesses mit einem Verkäufer sprechen, 60 % erst in der Überlegungsphase, sobald eine Vorauswahl getroffen wurde. Eventbesucher durchlaufen diese Phasen schneller als normalerweise und Leads haben sofort die Möglichkeit, mit dem Sales Team in Kontakt zu treten.
Deinen ROI zu evaluieren, bedeutet nicht nur, die Kosten des Events in Proportion zum Nutzen, den es bringt, zu betrachten. Es bedeutet auch, ihn mit dem relativen ROI von Alternativen zu deinem Angebot – beispielsweise Online Meetings – zu vergleichen.
Dabei müssen einige Faktoren berücksichtigt werden, vom finanziellen Wert bis hin zu weniger messbaren Größen, die aber dennoch einen Einfluss auf deine Sales- und Marketing-Ziele haben. Sehen wir uns doch die spezifischen Vorteile von Live Events genauer an:
Wie misst man eigentlich die Vorteile eines persönlichen Treffens? Events haben großes Potential, aber mit so großen Investitionen und so vielen Interessensvertretern ist auch ein großes Risiko verbunden, vor allem für Event-Spezialisten und Führungskräfte.
Mittlerweile gibt es allerdings, nicht zuletzt dank technischen Fortschritts, einige bewährte Methoden, um aussagekräftige Daten über Events zu sammeln. Eventorganisation funktioniert heute größtenteils über Event Apps und andere technische Hilfsmittel, erwähnenswert sind hier vor allem Supporting Analytics.
Unglücklicherweise ergeben die mithilfe von Supporting Analytics ausgewerteten Daten, dass Messestände und Gamification sehr viele unbrauchbare Leads generieren, bzw. zu wenig oder falsch genutzt werden. Es ist allgemein bekannt, dass 95 % der Leads, die bei Events gewonnen wurden, dem Unternehmen später keinen Nutzen mehr bringen. Genau hier greifen B2B-Meetings ein, deren Vorteil es ist, dass sie im Vorhinein zusammen mit potenziellen oder bereits gewonnenen Kunden geplant werden können.
Die meisten mittleren und großen Firmen haben bereits erkannt, dass Events die Knotenpunkte von B2B-Meetings darstellen und sie Automatisierung brauchen, um die Zahl und Qualität ihrer Konsumenten zu erhöhen. Diese Meetings zeigen an, wie weit eine Person bereits in der Buyer's Journey bzw. in der Sales Pipeline fortgeschritten ist.
Eventplaner und Führungskräfte unternehmen viele Anstrengungen, um Meetings zu erstellen und zu planen, nur leider sind manuelle Prozesse generell fehleranfälliger und liefern schlechtere Ergebnisse als maschinelle. Darüber hinaus ist es auch schwierig neben der restlichen Organisation des Events noch die Zeit zum Erstellen von Meetings zu finden. Zum Glück gibt es eine einfache Lösung dafür.
Meeting Automation Platforms (MAP) sind Plattformen, die wichtige Aufgaben übernehmen, wie z. B. Meetings festsetzen und verfolgen, und Statistiken dazu anbieten. Da du nun mit wenigen Klicks Meetings festlegen, managen und analysieren kannst, hast du die Möglichkeit, dich voll und ganz auf deine aktuellen Meetings zu konzentrieren. Schluss mit verlorenen Notizzetteln und ungeordneten Informationen – Meeting Automation Systeme vereinen alles an einem Ort.
Die Verwendung von MAP’s verändert die Planung von Meetings vollkommen. Diese Systeme verringern die Arbeit, die für die Meeting-Planung aufgewendet werden muss, um bis zu 80 % - wertvolle Zeit, die jetzt für Wichtigeres zur Verfügung steht: das Meeting selbst.
In der Vergangenheit war es fast unmöglich detaillierte Analysen über Schlüsselbereiche zu bekommen – heute erhalten wir sie von der Technologie, mit der wir beinahe jede Interaktion erledigen.
Dazu gehören Meeting Scheduling und Management Software, die Prozesse optimieren und für verbesserte Rechenschaftspflicht sorgen. Eigens dafür konzipierte Plattformen automatisieren den Customer Meeting Workflow und verbinden sich mit Anmeldesystemen und Event Apps um mehr Analysen und genauere Berichterstattung durchführen zu können.
Meetings enthalten Unmengen an Informationen wie zum Beispiel über die Effizienz bestimmter Marketing- und Sales-Teams, oder darüber ob deine Bemühungen den Deal abzuschließen es wert waren oder nicht. Nur die Anzahl der Meetings im Auge zu behalten, ist da nicht genug. Metriken sind unumgänglich, wenn man den Einfluss von Meetings messen möchte. Da die Meetings auf komplexe Art und Weise mit den Gewinnen verbunden sind, hängt auch die Methode, die verwendet wird um den ROI eines Events zu boosten, von den Metriken der Meetings ab. Denn was gemessen werden kann, kann auch verbessert werden.
Für CMO’s und Führungskräfte ist es jetzt dank moderner Lead Capture Software so einfach wie noch nie, Leads zu gewinnen, durch die Buyer's Journey zu begleiten und den erzielten ROI zu analysieren. B2B-Meetings sind unverzichtbar, wenn es darum geht, Kunden zu gewinnen, aber ohne technische Unterstützung kann es schwierig sein, Meetings zu organisieren und ihre Effizienz zu bewerten. Plattformen und Technologien erleichtern es, Investitionen in Events zu rechtfertigen und genaue ROI-Berichte zu erstellen.
Events haben es Automatisierungssoftware zu verdanken, dass sie jetzt besser einschätzbar und messbar sind, als noch vor kurzer Zeit. Außerdem können Event-Profis durch Automatisierung mehr Arbeit in kürzerer Zeit (und mit höherer Datensicherheit) erledigen.
Es ist zwar möglich einige wenige Meetings manuell oder mit klassischen Programmen zu koordinieren, bei Events fallen aber oft hunderte oder gar tausende Treffen mit Kunden und Prospects an. Mithilfe von Automatisierung können Routineaufgaben mit nur wenig zusätzlichem Aufwand sehr viel schneller erledigt werden. Die Information für 1000 Leads oder Attendees zu verarbeiten, funktioniert dann mit gleich vielen Klicks wie es zuvor brauchte, um nur einen einzigen Lead zu bearbeiten.
Indem du wiederholte und alltägliche Aufgaben automatisierst, kannst du bessere Attendee Experiences und Ergebnisse erzielen. Eventplaner, die MAP’s und andere Automatisierungen wirksam einsetzen, können sich auf die kreative und persönliche Ebene des Planens konzentrieren. Die Unterstützung durch einen automatisierten Prozess erlaubt ihnen mehr Verschnaufpausen, Freiheiten und Zeit für das wirklich Wichtige.
Das gleiche gilt für Mitarbeiter im Sales-Bereich, Experten und Führungskräfte, die diese Events besuchen. Meeting Automation sorgt für sicheres Organisieren und Überwachen von Meetings und erlaubt ihnen, sich auf interessante Diskussionen und vielversprechende Deals zu konzentrieren.
Meeting Automation sorgt ebenfalls dafür, dass Meetings mit Privatsphäre- und Sicherheitsvorgaben übereinstimmen. Emails und Spreadsheets sind nun mal nicht die verlässlichsten Werkzeuge, wenn es um sensible Firmeninformationen geht. Falls Fehler passieren, sind die Opportunitätskosten sehr hoch und aufgrund der DSGVO kann es bei der Verwendung von Email-Programmen zu Problemen kommen. Setzt man folglich bei Buchführung und Task Management weniger auf manuelle Tätigkeiten, können die gleichen Aufgaben von weniger Personen aber mit höherer Sicherheit erledigt werden.
Hinzu kommt, dass die Daten auch ohne manuellen Input zwischen Systemen ausgetauscht werden. Datenmanager müssen sich also nur um die Vollständigkeit der Ursprungsdaten Sorgen machen, nicht aber darum, dass sie diese bei der manuellen Reproduktion zerstören könnten.
Durch Automatisierung werden Statistiken fundierter und weniger spekulativ, was wiederum für bessere Geschäftsentscheidungen sorgt. Eine Meeting Automation Plattform kann viel bessere Einsichten in Bereiche wie Anzahl der akzeptierten Einladungen, durchschnittliche Größe der Deals, Anzahl an Meetings pro abgeschlossenem Deal und vieles mehr bieten. Diese Art der Daten ist unglaublich wertvoll, wenn du den Erfolg deiner Event-Participation und deinen ROI messen möchtest. Lead- und Conversation-Metriken können dir in Zukunft bei der Entscheidung für oder gegen ein bestimmtes Event helfen.
Mit Automatisierungsplattformen kannst du die Erfolgsrate verschiedenster Demos, Salesperson Leaderboards, Verwendung von Meetingräumen und vieles mehr messen. Unkomplizierte und genaue Metriken sagen dir außerdem, welche deiner Eventinvestments die Teilnehmer am meisten angesprochen haben und ermöglichen es dir, dich in Zukunft zu verbessern.
Jetzt da du die Vorteile von MAP’s kennst, kannst du es hoffentlich nicht mehr erwarten, sie selbst auszuprobieren. Hier einige Tipps, die dir dabei helfen, das meiste dabei herauszuholen:
Vor dem Event
Informiere dich darüber, wer dein Event besuchen wird und verwende deine MAP, um die Meetings festzulegen und zu organisieren.
Einige MAP’s können sogar vorhersagen, welche Arten von Teilnehmern beim Event sein werden, was dir die Chance gibt, dich auf bestimmte Zielgruppen einzustellen.
Mit einer klaren Vorstellung, wer da sein wird, kannst du später während des Events besser einschätzen, wer deine Zielgruppe bzw. ein potenzieller Kunde ist.
Während des Events
Behalte den Überblick über deine Buchungen. MAP’s sollen sicherstellen, dass jeder vom Vertriebsmitarbeiter bis zum Personalleiter weiß, wo er/sie hin muss und dass keine Räume doppelt gebucht sind.
Sei immer am neuesten Stand darüber, welche Meetings stattgefunden haben und überprüfe Notizen darüber sofort.
Du musst in letzter Sekunde etwas ändern? Keine Sorge, MAP’s sind flexibel, du kannst Meetings verschieben, wie du möchtest.
Nach dem Event
Gehe die Metriken durch und analysiere, welche Aspekte am meisten und welche am wenigsten gewinnbringend waren. Überprüfe, was unterm Strich herauskommt und erkenne, inwiefern du deinen ROI verbessert hast.
Stärke die Eigenverantwortung deiner Team-Mitglieder dank transparenter Daten.
Vergleiche deine Performance in bestimmten zeitlichen Abständen und evaluiere, wie schnell du wächst.
Events bieten große Chancen für Unternehmen und verfügen oft über viele Beteiligungen. Daher ist es unerlässlich, dass jedes Meeting die Investition in ein Event rechtfertigt. Kunden und andere Unternehmer zu treffen, ermöglicht eine flüssigere Buyer’s Journey und kann zu langfristigen positiven Geschäftsbeziehungen führen. Während hektischer Events haben Organisatoren aber oft Schwierigkeiten damit, ständig am neuesten Stand der Dinge zu sein.
Meeting Automation Systeme machen Analysen zuverlässiger indem sie einfache Aufgaben übernehmen, dir dabei helfen dein Event zu managen und präzise, detaillierte Daten zur Verfügung stellen. Ein Event zu planen und zu vermarkten ist bereits schwer genug, die Unterstützung eines Qualitätssystems kann dir diese Aufgabe erleichtern.
Danke an Event Manager Blog und Jifflenow für den Artikel! Diesen gibt es hier nochmal im englischen Original zu lesen.